Der Weg zur Selbstorganisation bei Puzzle ITC – Teil 1

Wie alles begann…

Im November 2016 hatten wir anlässlich des Workshops aller Bereichs- und Geschäftsleitenden über Selbstorganisation sowie Selbstverantwortung bei Puzzle gesprochen. Gemeinsam haben wir folgende drei Punkte beschlossen:

• Wir wollen Verantwortung weitergeben, wo es möglich und sinnvoll ist
• Wir wollen eine selbstorganisiertere Form der Zusammenarbeit erreichen
• Wir wollen schrittweise vorgehen, damit die Transformation das daily business nicht zu stark beeinflusst

Zusätzlich setzten wir uns folgende Ziele:

• Mehr Verantwortung und damit Spass an der Arbeit
• Steigerung der Effizienz
• weiteres Wachstum der Organisation ermöglichen
• Puzzle-Kultur weiterentwickeln
• Mehr Kundennähe
• Kunden-Bedürfnisse besser erkennen

Am Workshop definierten wir einige Massnahmen, die in den folgenden Monaten umgesetzt wurden. Über einige davon möchte ich berichten.

• Die monatlichen Status Update Meetings zwischen Geschäftsleitungsmitgliedern sowie Bereichsleitenden wurden neu auf freiwilliger Basis durchgeführt und sollen zukünftig als Coaching-Angebot genutzt werden können.
• Um Meetings effizienter zu halten, führten wir folgendes Prinzip der Eigenverantwortung ein: Teilnehmende eines Meetings können dieses jederzeit verlassen, wenn sie den Eindruck haben, sie können nichts mehr zum Meeting beitragen. Die Verantwortung für diesen Schritt liegt alleine bei den Members.
• Die Struktur des Mitarbeitendengesprächs wurde so angepasst, dass sich Führungskräfte sowie Mitarbeitende nun gegenseitig Feedback geben.
• Die Beurteilung von Sponsorings und der Anstoss für die Organsation von Events ist neu für alle Members offen und möglich. Das Events- und Sponsoringkonzept wurde gleichzeitig auf mehr Selbstverantwortung und -organisation ausgelegt.
• Im Rahmen einer Initiative für mehr Transparenz bei Puzzle öffneten wir eine Reihe von Meetings für alle Members.
• Der neue Strategie-Prozess (wir berichteten darüber in diesem Blogpost), welcher auf mehr Selbstverantwortung und -organisation beruht sowie allen Members die Möglichkeit gibt, Ideen für Strategie-Themen einzugeben, wurde ein erstes Mal zwischen Juni und September 2017 durchgespielt. Daraus erfolgte die Definition der Strategie-Themen für das GJ 17/18.
• Wir haben die Sichtbarkeit von Tools und Prozessen durch kontinuierliche Kommunikation gesteigert, um diese den Members zugänglicher zu machen.

Wachstum & Organisation: 2018 entsteht OrgDev

Im Herbst 2017 hatten wir uns in der Geschäftsleitung entschieden, das Thema “Wachstum und Organisation” noch aktiver anzupacken und ein Team zusammenzustellen, das Ideen für die Weiterentwicklung von Puzzle ausarbeitet. Dabei haben wir festgestellt, dass wir über die Jahre hinweg stark gewachsen sind und unsere aktuelle Organisationsform langsam an ein Limit kam. Im Januar 2018 haben wir dann unser internes Projekt “OrgDev” (Organization Development) gestartet.

Zum Start des OrgDev Teams im Januar 2018 definierten wir einige Rahmenbedingungen. Wir waren damals rund 100 Members. Daher wollten wir Varianten entwickeln, die für 120 und mehr Members funktionieren. Die Weiterentwicklung soll in Zwischenschritten, also ohne “Big Bang” vonstattengehen. Zusätzlich war es uns wichtig, dass sich die Members weiterhin gut mit Puzzle identifizieren konnten. Ganz besonders wichtig war auch die Wahrung unserer Puzzle Kultur #Puzzleness.

Während unserer ersten Workshops verschafften wir uns einen Überblick über die bereits bestehenden selbstorganisierten Prozesse und Elemente sowie über die Sekundärorganisations-Elemente (Kerngruppen, Teams, interne Projekte) bei Puzzle. Eventuell liessen sich daraus Schlüsse ziehen und ein Modell entwickeln, das allgemein bei Puzzle eingesetzt werden könnte? Wir stellten fest, dass schon einiges Vorhanden war:

• unser Strategieprozess, über den wir vor zwei Jahren berichteten
• das selbstorganisierte Vorgehen für Events und Sponsorings
• die verschiedenen Innovations-Möglichkeiten bei Puzzle

Wir stellten aber auch fest, dass viele Aufgaben auf der Rolle des Bereichsleitenden vereint war und viele Themen in ganz unterschiedlichen Arbeitsgruppen sowie Teams bearbeitet wurden. Da wollten wir als erstes ansetzen. Natürlich prüften wir in der ersten Phase auch einige Methoden zur Selbstorganisation:

• Tribes & Squads (Spotify)
• Flatland Company (Valve)
• Self-developed self-mgmt. system (Morning Star)
• und last but not least: Holacracy

Im Weiteren liessen wir uns von Unternehmen inspirieren, die sich bereits erfolgreich in eine Selbstorganisation entwickelt haben. Unter anderem hatten wir lange vorher bereits einen Puzzle Lunch zu Holacracy organisiert. Daneben liessen wir uns auch von vielen Büchern und deren Autoren inspirieren.

Wir fanden kein Modell, das zu uns sowie unserer Puzzle Kultur passte. Deshalb entschieden wir uns dafür, ein eigenes Modell zu entwickeln. Dabei haben wir in unregelmässigen Abständen mit Olaf Bach von Management Kits zusammengearbeitet.
Über das erste Element aus unserem Modell berichten wir in unserem nächsten Blogpost dieser Serie.

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Bücher:

• Reinventing Organizations (von Frederic Laloux) [2015]
• Die fünfte Disziplin – Kunst und Praxis der lernenden Organisation (von Peter M. Senge) [2011]
• Der Seestern und die Spinne – Die beständige Stärke einer kopflosen Organisation (von Ori Brafman und Rod A. Beckström) [2007]
• Das Bienenstock-Prizip – Was wir von Bienen für die Unternehmensführung lernen können (von Dieter Schürer) [2014]
• Die stärkenfokussierte Organisation – Methoden und Instrumente des Positiven Managements (von Tobias Illig) [2013]
• Das Geheimnis des Ameisenhügels – Kooperative Intelligenz im Unternehmen entwickeln (Stephen James Joyce) [2008]
• Der Scrum Guide – Der gültige Leitfaden für Scrum: die Spielregeln (von Ken Schwaber und Jeff Sutherland) [2013]
• Unternehmen Lean – Schritte zu einer neuen Organisation (von John Drew) [2004]
• Soziokratie – Kreisstrukturen als Organisationsprinzip zur Stärkung der Mitverantwortung des Einzelnen (von Barbara Strauch und Annewiek Reijmer) [2018]