Diagramming mit der Open Source Alternative draw.io

Andreas Odermatt

Diagramme und Visualisierungen sind ein extrem wichtiger Bestandteil in der zwischenmenschlichen Kommunikation. Diese Tatsache ist heute (fast) allen klar. In diesem Blogpost zeigen wir euch das Open Source Tool draw.io und was ihr damit alles visualisieren könnt.

*Alle Bilder stammen von https://about.draw.io/features/examples/

Wieso Diagramme?

Diagramme und Visualisierungen sind ein wichtiger Bestandteil sowohl in der Bildung als auch in der zwischenmenschlichen Kommunikation. Denn die meisten Menschen haben gar keine Zeit oder Lust mehr zu lesen. Vor allem umfassende, sehr komplexe Konzepte mit vielen Fakten und Zahlen werden, wenn überhaupt, überflogen, nachdem das Management Summary gelesen wurde.

Gerade für die Vermittlung von komplexen Informationen eignen sich Diagramme. Denn diese erlauben es, viele verschiedene Daten, Sachverhalte und Fakten grafisch zu aggregieren und dem Gegenüber zu präsentieren. Zudem überwinden Grafiken – primär Icons – auch jede Sprachbarriere. So kann man sich als Reisender bereits einen „Icon-Sprachführer“ kaufen, um via Bild statt Wort zu kommunizieren.

Es ist auch wichtig festzuhalten, dass die meisten Menschen visuell lernen. Bilder sind für unser Gehirn einfacher zu verstehen als Worte. Die Informationen bleiben gemäss Studien auch länger präsent. Der „picture superiority effect“ stellt sicher, dass wir uns grafische Informationen leichter merken können, als wenn wir diese lesen. Forscher haben auch herausgefunden, dass unser „visueller IQ“ rasant wächst. Menschen erkennen Muster besser und besser. Die Kompetenz unseres Gehirns mit Diagrammen umzugehen, wächst also sogar noch.

Kein Wunder werden Diagramme heute überall verwendet. Organigramme, Prozessabläufe, Projektpläne, Mind-Maps und natürlich all die Diagramme, welche im Finance, Sales, Marketing und Management tagtäglich aufbereitet werden. Auch in der IT sind Diagramme und Visualisierungen ein wichtiger Bestandteil für verschiedenste Aspekte wie dem Prototyping, dem Design von Lösungen und auch der Dokumentation.

Welches Tool?

Bei Puzzle sind wir uns über die Vorteile – und auch die Notwendigkeit – von Diagrammen und Visualisierungen bewusst. Doch mit welchem Tool sollen wir arbeiten? Diagramm- und Grafik-Tools gibt es unzählige.

Wer Puzzle kennt, weiss, dass wir – wenn immer möglich – auch intern mit Open Source Tools arbeiten wollen. So nutzen wir absolut empfehlenswerte Open-Source Alternativen wie z.B. Libre Office für sämtliche Office-Dokumente, Nextcloud für unsere Fileablage, Rocket.Chat für die interne Kommunikation, OpenProject fürs Issue- und Projektmanagement oder GitLab für die Versionsverwaltung. Gibt es für unsere Anforderungen keine passende Applikation, entwickeln wir eigene Lösungen, welche wir dann unter einer Open Source Lizenz veröffentlichen. APPUiO, PuzzleTime oder Cryptopus sind einige gute Beispiele dafür.

Doch die meisten Diagramming-Tools sind nicht Open Source. Was aber noch mehr beeinträchtigend ist: Die meisten Tools nutzen proprietäre Formate. Diese können nur von Usern geöffnet und/oder bearbeitet werden, welche über das entsprechende Tool mit einer oft nicht ganz günstigen Lizenz verfügen.

Die Entdeckung: draw.io

Doch es geht auch anders! Mit draw.io haben wir eine Open Source Lösung gefunden, welche die meisten unserer Anforderungen abdeckt. Da wir so überzeugt von draw.io sind, hat sich kurzerhand bei Puzzle eine Community gebildet. Diese hat sich Mitte Januar zu einem spontanen „Mini up!“ bei Puzzle getroffen, um sich über Erfahrungen und Best Practices mit dem Tool auszutauschen. Ebenso konnten wir neuen „drawern“ einen Einblick geben und einen „Quick-Start“ ermöglichen.

Unsere wichtigsten Erfahrungen und Erkenntnisse möchte ich gerne mit euch teilen:

Kenne die Anforderungen!

Wie immer ist es zentral zu wissen, was man möchte. Hier möchte ich euch unsere Gedankengänge und wichtigsten Requirements aufzeigen:

Anforderung 1: Wir suchten nach einem Werkzeug, welches rasches und intuitives Diagramming für möglichst viele Diagrammtypen ermöglicht.

Anforderung 2: Wir müssen gemeinsam an Diagrammen arbeiten können. Dazu muss das Format offen sein, so das die Diagramme mit allen Puzzlern ausgetauscht werden und unabhängig vom Betriebssystem bearbeitet werden können.

Anforderung 3: Jedes Betriebssystem muss unterstützt sein, insbesondere Linux.

Anforderung 4: Das Tool sollte sich in unsere Umgebung integrieren lassen sein.

Ein zentraler Vorteil: mit dem Webclient kann man ohne ein Login, Installation oder Integration sofort loslegen und Diagramme erstellen sammeln.

Es stehen viele Shapes und Formen zur Verfügung welches ein rasches Diagramming ermöglichen: UML, BPMN, iOS, GMD oder Bootstrap-Templates – die Auswahl ist riesig. Und dank der Open Source Community kann diese auch gratis erweitert werden.

Zudem ist es möglich, eigene Libraries mit Logos, Icons und Shapes aus der eigenen Firma zu erstellen. Diese können dann ganz einfach geteilt und installiert werden. So können ganz leicht Diagramme im Branding der Firma kreiert werden.

Infografiken mit draw.io

Das Tool ist leicht zu erlernen. Die meisten Funktionen sind intuitiv anzuwenden. Es gibt aber auch einige eher mühsame Funktionen, die man aber mit zunehmender Erfahrung oder Tipps beherrschen oder umgehen kann. Zudem gibt es eher versteckte Advanced-Features wie Layers oder Metadaten, die einem das Leben erleichtern. Wenn man aber mal nicht weiter weiss, hilft die sehr gute Dokumentation weiter.

Puzzler aus allen Bereichen und Funktionen setzen das Tool ein – wir nutzen draw.io primär für Mockups, Prozessabläufe, Architektur-Darstellungen und Infografiken.

Mock-ups mit draw.io

Aber Achtung: draw.io ist ein Diagramm-Tool basierend auf einer offenen Graphen-Library und kein spezifisches Modellierungswerkzeug! Es unterstützt den User bei vielen Diagrammtypen hervorragend – bis zu einem bestimmten Level. Wer umfassendes Prozessmanagement betreiben will oder eine komplexe Fachapplikation mittels UML designen will, wird mit draw.io nicht glücklich.

Nebst dem Webclient steht auch ein Desktop Client zur Verfügung, wenn man mal offline arbeiten muss. Nebst Linux werden auch macOS, Windows und ChromeOS unterstützt. Auch auf Mobile-Devices läuft draw.io hervorragend.

Dank des offenen XML-Formats können die Diagramme ausgetauscht werden. Dabei spielt es keine Rolle, welches OS oder welchen Client man verwendet. Übrigens gibt es als Beta-Version ein .vsdx Import und Export. Dieses wird Feature wird laufend verbessert. Auch das .gliffy Format kann importiert werden. Nebst XML stehen zahlreiche Export-Optionen zur Verfügung. Diagramme können als Bild-Datei (jpg, png, svg, gif), als PDF, URL oder als HTML-Datei exportiert werden.

Bei Puzzle haben wir zudem die Integration mit unserer Nextcloud aktiviert. Wir können nun zentral aus der Nextcloud Diagramme erstellen, welche dann für alle zugänglich auf unserer Ablage gespeichert wird.

Darüber hinaus bietet draw.io Integrationen für Confluence und Jira an. Diese sind jedoch (mit Ausnahme von Jira Server) kostenpflichtig. Über diese Integrationen, welche übrigens noch einige zusätzliche Features mitbringen, wird draw.io schlussendlich finanziert.

Die G Suite Integration hingegen ist kostenlos. So können die Diagramme direkt auf Google Drive gespeichert werden. Dies ermöglicht auch die zeitgleiche Arbeit an einem Diagramm-File. Es steht auch ein Google-Docs Add-On gratis zur Verfügung.

Weiter können Diagramme direkt in Dropbox, OneDrive oder GitHub gespeichert werden. Unsere Anforderungen werden also mehr als erfüllt. Kein Wunder wächst unsere Draw-Community laufend weiter. Wir können das Tool – mit den erwähnten Einschränkungen – vorbehaltlos empfehlen!

Ich hoffe, ich habe euer Interesse geweckt und euch eine super Open Source Software vorstellen können. Unsere Drawer freuen sich auf eine wachsende Community!

PS: Wenn Sie und Ihr Team gerne ein Ramp-Up in draw.io hätten bieten wir auch gerne einen individuellen Workshop an!

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