Musikalisch organisiert mit Hitobito

Seit Anfang 2019 verwaltet der Schweizer Blasmusikverband (SBV) mit Hitobito 32 Verbände, 1’900 Vereine und rund 67’000 Musizierende. So wird Musizieren zum Kinderspiel ohne Administrations-Frust.

 

Die Anforderung des SBV war es, den Aufwand für die Datenpflege zu reduzieren. Die dezentrale Organisationsstruktur sowie die damit verbundenen Rollen und Berechtigungen sollten abgebildet werden. Relevant waren zudem die SUISA-Erfassung, das für die Mitgliederpflege wichtige Veteranenwesen sowie die Organisation von Anlässen. Dabei sollten Redundanzen beseitigt werden und zusätzlicher Nutzen für die Anwender und die angegliederten Verbände generiert werden.

Ein wichtiger Bestandteil war die Anpassung des SUISA-Moduls. SUISA ist die Genossenschaft der Urheber und Verleger von Musik mit über 37’000 Komponisten, Textautoren und Musikverleger und zieht für sie Urheberrechtsentschädigungen für die öffentliche Musik-Nutzung ein. Der SBV liefert der SUISA einmal im Jahr eine Übersicht der gespielten Titel.
Dank Hitobito wurde dies unkompliziert und auch über mobile Geräte, zum Beispiel direkt nach einer Aufführung, möglich. Ebenso wurde der Prozess für das Erinnern, Abschliessen und Einreichen der Listen automatisiert und übersichtlich gestaltet.

Die Migration der bestehenden Daten stellte eine der grössten Herausforderungen im Projekt dar. Beim SBV waren vor der Ablösung zwei verschiedene Systeme mit mehreren Mandanten im Einsatz. Bei der Migration auf die zentrale Datenbank mussten dabei redundante Personen, Vereine und Verbände sprachlich sowie inhaltlich bereinigt und auf die neuen Strukturen und Rollen angepasst werden.

„Unsere veralteten Systeme wurden durch Hitobito ersetzt. Zudem können wir mit einem weiteren Modul die aufgeführten Musikstücke an SUISA melden. Dank Hitobito haben wir eine ganzheitliche und moderne Mitgliederverwaltung, welche für den SBV, die Kantonalverbände und für die Musikant*innen einen Mehrwert bietet.“

Simon Betschmann, Mitglied der Verbandsleitung Schweizer Blasmusikverband

Zur Vorbereitung der rund 67’000 Benutzer auf die neue Lösung wurden mehrere Workshops durchgeführt und Schulungsvideos für die einzelnen Anwendungsfälle erstellt.

Puzzle übernahm im Projekt weitere Aufgaben:

  • Konzeption in Zusammenarbeit mit der hitobito AG und dem SBV
  • Technische Spezifikation und Architektur der Umsetzung
  • Software Entwicklung
  • Betrieb auf APPUiO, einer modernen Container Cloud Umgebung, basierend auf Openshift
  • Langfristige Kontinuität durch Wartung der Applikation
  • Support
  • Tech-Stack

Das Projekt konnte erfolgreich umgesetzt und eingeführt werden. Dank einer sogenannten “Superstruktur“ wird der Anschluss weiterer interessierte Verbände mit vergleichsweise wenig Aufwand ermöglicht.

2018 – heute
RubyOnRails, MySQL, github, APPUiO, Prometheus, Grafana
hitobito, Opensource, Community, RubyOnRails

Der Schweizer Blasmusikverband (SBV) ist ein Zusammenschluss von 32 Verbänden, welcher über 1’900 Vereine und rund 67’000 Musizierende verfügt. Der SBV setzt sich für die Musik im Allgemeinen, speziell aber für Blasmusik ein.

www.windband.ch