NDBJS – „Refactoring“ von Gesetz und Applikation

Im 2012 trat das neue Sportförderungsgesetz in Kraft. Davon betroffen war auch die „Nationale Datenbank für Jugend und Sport“ (NDBJS) – das grösste und älteste Projekt bei Puzzle.

Im Mai 2012 entschied der Bundesrat, das revidierte Sportförderungsgesetz per 1. Oktober 2012 in Kraft zu setzen. Jugend+Sport (J+S) unterliegt – als “DAS Sportförderungswerk des Bundes” – ebenfalls diesem Gesetz. Die Hauptziele der Revision für J+S lagen in einer vereinfachten Beitragsberechnung und einer nationalen Erweiterung des J+S Programms auf 5- bis 20-Jährige.

Auswirkungen auf die NDBJS

Auf die Applikationen hatte die Revision vielseitige Auswirkungen auf mehrere Module:

  • Jugendausbildung: Überarbeitung der Leiter-Zulassungsbedingungen für die Kategorien Kinder- und Jugendsport, Anpassung der Minimalbedingungen für die Durchführung von Kursen, Lagern und Trainingslagern sowie neue Beitragsberechnungen.
  • Kaderbildung: Zielgruppenspezifische Aus- und Weiterbildungen mit entsprechender Anerkennungsvergabe.
  • Datenmigration: Migration von Stammdaten und Anerkennungen auf einen bestimmten Termin.

Herausforderungen bei der Realisierung

Spannungsfeld Einführungstermin und wachsende Anforderungen

Der Einführungstermin für die zu überarbeitenden Applikationen war vor dem genauen Umfang der Anforderungen bekannt. Es war jedoch absehbar, dass die Zeit zwischen Bundesratsentscheid und Einführungstermin für die Konzeption und Umsetzung sämtlicher Arbeiten zu kurz wäre. Gewisse Arbeiten mussten daher vorgezogen werden und erfolgten auf der Basis von Gesetzesentwürfen. Dies führte zu teilweise instabilen Anforderungen. Erschwerend kam dazu, dass gewisse Features in einem vordefinierten Zeitfenster zur Verfügung gestellt werden mussten, um gesetzliche Fristen einzuhalten.

Eine laufende Planung und Priorisierung der Anforderungen und deren Umsetzung war unumgänglich. Die Umsetzung wurde dabei in mehrere Phasen mit mehreren Releases aufgeteilt.

Einführungsphase mit parallel geltenden gesetzlichen Grundlagen

Während einer halbjährigen Einführungsphase müssen Angebote beider gesetzlichen Grundlagen durchgeführt werden können; neue Prozesse mussten deshalb parallel zu alten aufgebaut werden.

Wachsende Projektorganisation

Im Verlauf des Projektes hat sich das Team sowohl beim Bundesamt für Sport (BASPO) wie auch bei Puzzle stark verändert. Neue Mitarbeitende mussten ins Projektteam integriert und fachlich ausgebildet werden.

Statistiken

Mit den neuen gesetzlichen Grundlagen haben sich relevante Kennzahlen verändert, was eine Gegenüberstellung von Jahresstatistiken erschwert. Die Umstellung der Systeme in einem laufenden Jahr sowie die Übergangsphase mit parallel geltenden gesetzlichen Grundlagen erschweren die Auswertung und Abgrenzung gegenüber anderen Jahren zusätzlich.

Sicherstellung von Wartung & Support während der Realisierung

Während der gesamten Umsetzung musste die Wartung und der Support der bestehenden Applikationen durch dieselbe Projektorganisation sichergestellt werden.

Fazit

Das Projekt konnte trotz anfänglich sehr vielen Unklarheiten erfolgreich und termingerecht abgeschlossen werden. Rückwirkend betrachtet sind die folgenden Punkte erwähnenswert:

Qualitätssteigerung dank Refactoring

Der Einbau von neuen Anforderungen in eine bestehende Applikation ermöglicht die Bereinigung von existierendem Programmcode.

Projektorganisation

Die Lehre von Scrum besagt, dass Teams bis zu einer Grösse von 5-7 Personen effizient arbeiten können. In unserem Fall waren bis zu 14 Software-Ingenieure parallel am entwickeln. Wir haben uns deshalb auf zwei autonome Teams aufgeteilt, deren Austausch einmal pro Woche im Rahmen eines «Weekly Scrum»-Meetings sichergestellt wurde. Die Abstimmung mit dem BASPO wurde durch zweiwöchentliche Meetings sowie täglichen Telefonaten sichergestellt. Die gute und flexible Zusammenarbeit aller involvierten Personen war ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Abwicklung des Projekts.

Planung & Priorisierung

Die Planung und Priorisierung von Tasks war sehr stark durch vorgegebenen Termine gesteuert und stellte damit eine grosse Herausforderung in der Realisierung wie auch in der Kommunikation an die Benutzer dar.

Parallele Einführungsphase

Die parallele Gültigkeit von gesetzlichen Grundlagen vor und nach dem Inkraftsetzungstermin erhöht die Komplexität und erschwert die Nachvollziehbarkeit der Applikationen für Benutzer vorübergehend. Dies ist vor allem bei der Helpline durch mehr Benutzeranfragen spürbar.

Erste Zahlen

Bisher wurden rund 15’000 Angebote mit 40’000 Kursen, Lagern und Trainingslagern erfasst. Davon wurden bereits 85 Angebote abgeschlossen und ausbezahlt. Der Jahresabschluss und die Endjahresabrechnung für das Jahr 2012 waren auch gleich die Bewährungsprobe für die Realisierung. Mitte Januar zeigte sich mit der Auszahlung der letzten Angebote, dass alles wie gewünscht umgesetzt worden ist.

Eine Übersicht über das Projekt, die Rolle von Puzzle sowie die eingesetzten Technologien finden Sie in unserem Referenzbericht.

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