Puzzle bestand nach einem TQMi Lehrgang erfolgreich das ISO 9001 Audit. Andreas Rava blickt auf das bisher längste und grösste interne Projekt von Puzzle ITC zurück.

Den Startschuss für das Projekt zur Prozessoptimierung gab die Geschäftsleitung im Mai 2010. Weniger Administrationsaufwand, klarere
Verantwortlichkeiten und Abläufe sowie gesteigerte Qualität waren die wichtigsten Ziele, die es zu erreichen galt. Mit Abschluss des Projektes
sollte die Organisation einem ISO 9001 Audit standhalten.

TQMi-Lehrgang als Basis

Mit dem TQMi-Lehrgang war uns ein erfolgversprechender Kurs zur Einführung eines Managementsystems bekannt. Aber welche Veränderungen ein solcher Lehrgang mit sich bringt und ob er uns in unserer Zielsetzung tatsächlich unterstützen würde, war noch unklar. Die Neugier und die positiven Eindrücke vergangener Absolventen überwogen schliesslich und so starteten wir am 1. Juni 2010 mit dem ersten von insgesamt 19 Kurstagen.

Nachdem in den ersten Kurstagen Vision, Mission und Werte diskutiert und gegebenenfalls bereinigt wurden, ging es an die Überprüfung der Strategie. Es folgte eine Diskussion über die notwendigen Strukturen zur Umsetzung der formulierten Strategie: Welche Prozesse sind nötig, welche nicht mehr? Wollen wir eine reine Prozessorganisation einführen und die funktional orientierte Organisation über Bord werfen? Das im Lehrgang zur Verfügung gestellte und über mehrere Jahre weiterentwickelte Prozessraster ermöglichte eine auf die Inhalte (was, wie) fokussierte Diskussion und verhinderte, dass man sich in Fragen der Form verliert.

Prozesslandkarte als Modell

Die erarbeitete Prozesslandkarte half im Sinne einer “Wissenslandkarte” sich zu orientieren und aufkommende Themen an einen der Prozesse “anzuhängen”. Viele Informationen zu Abläufen oder Checklisten lagen bereits in unserem Twiki vor. Diese wurden aktualisiert und in das Management-system integriert. Wo sinnvoll und notwendig, wurden neue Instrumente erarbeitet. Ebenso wichtig wie die erarbeiteten Resultate waren die internen Diskussionen und der Austausch mit den anderen Kursteilnehmern. Denn ohne gemeinsames Verständnis bezüglich der erarbeiteten Resultate nützen einem die schönsten und besten Werkzeuge nichts. Die in LibreOffice erstellten Prozessbeschreibungen sollten auch für extern tätige Member einsehbar sein. Die Lösung dieser Anforderung fanden wir in der Erstellung einer Alfresco Site.

 

Abschluss mit erfolgreicher Zertifizierung

Das Projekt neben dem Tagesgeschäft vorwärts zu treiben war nicht immer einfach. Es galt immer wieder die richtige Balance zwischen “Arbeiten am
System” und “Arbeiten im System” zu finden. Unterstützung dafür gab es auch von Seiten des Kursleiters Julius Thomann. Mit der Erfahrung von
über 100 zertifizierten Unternehmen hat er uns während den Workshops, den individuellen Beratungstagen und dem internen Audit immer wieder
angeregt unterstützt und geholfen, unseren Weg zu finden.

Mit der Zertifizierung am 20. September 2011 näherten wir uns dem Ende des Lehrgangs und dem Abschluss des Projekts. Nach einem intensiven Audit durch die Swiss TS konnten wir die ISO 9001 Zertifizierung zu einem erfolgreichen Abschluss bringen. Nun gilt es, das während dem TQMi-Lehrgang erarbeitete Fundament täglich anzuwenden, kontinuierlich zu verbessern und dem sich ändernden Umfeld anzupassen.

 

Fazit und Ausblick

Rückblickend war der TQMi-Lehrgang sehr intensiv und kurzweilig. Wertvoll war vor allem, dass der Lehrgang die ISO 9001 Norm in angewandter
Form vermittelt und ein detailliertes Studium der Norm überflüssig macht. Dies bedeutete eine grosse Zeiteinsparung. Der Austausch und das
Networking mit den anderen Teilnehmern war ebenfalls ein grosses Plus.

Am 20. März 2012 wird Puzzle seine Erfahrungen im Rahmen einer TQMi-Infoveranstaltung an interessierte IT-Unternehmen weitergeben. Somit schliesst sich für uns der Kreis. Wir sind gespannt, wie sich das System bewährt und weiterentwickelt. Wir blicken mit Zuversicht in die Zukunft und dem nächsten Audit entgegen.